Polityka prywatności i polityka cookies - Shot by Kacper

Ten dokument opisuje, jak HEX Studio Monika Domagała przetwarza dane osobowe osób odwiedzających stronę shotbykacper.pl oraz osób kontaktujących się w sprawie sesji fotograficznej. Znajdziesz tu też informacje o plikach cookies używanych na stronie i o prawach autorskich do zdjęć w portfolio.

1. Kto administruje Twoimi danymi

Administratorem danych jest HEX Studio Monika Domagała, ul. Kusocińskiego 92a lok. 1, 94-054 Łódź, NIP 7251705894, REGON 524456013 - firma prowadząca markę Shot by Kacper.

W sprawach dotyczących danych osobowych piszesz na biuro@hexstudio.pl. Nie prowadzimy kontaktu telefonicznego w tej sprawie - wszystko ustalamy mailowo, także z uwagi na obowiązek udokumentowania takich rozmów.

Nie mamy obowiązku wyznaczania inspektora ochrony danych (IOD) - skala działalności nie tego wymaga zgodnie z art. 37 RODO. Funkcję kontaktową w tych sprawach pełni bezpośrednio administrator.

2. Jakie dane zbieramy i po co

Formularz kontaktowy

Kiedy wypełniasz formularz na stronie /kontakt, zbieramy: imię i nazwisko, adres e-mail, datę wydarzenia, adres wydarzenia, rodzaj wydarzenia oraz opis wydarzenia, który sam wpisujesz.

Te dane przetwarzamy, żeby odpowiedzieć na zapytanie i przygotować wycenę sesji - to podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności zmierzające do zawarcia umowy). Jeśli w wiadomości podasz dodatkowe informacje niepotrzebne do wyceny, np. dane osób trzecich, prosimy o ich ograniczenie do minimum.

Formularz jest chroniony przez Cloudflare Turnstile - mechanizm weryfikujący, że wiadomość wysyła człowiek, a nie bot. Turnstile analizuje sygnały techniczne przeglądarki (m.in. adres IP, charakterystykę zapytania) bez wyświetlania tradycyjnej captchy z obrazkami. Podstawą prawną tego przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - ochrona formularza przed spamem i atakami automatycznymi.

Korespondencja e-mailowa

Jeśli napiszesz do nas bezpośrednio na biuro@hexstudio.pl, przetwarzamy treść tej korespondencji oraz Twój adres e-mail w celu udzielenia odpowiedzi. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO - zależnie od tego, czy wiadomość dotyczy przygotowania umowy, czy np. ogólnego zapytania.

Dane w trakcie realizacji zlecenia

Jeśli dojdzie do podpisania umowy na sesję fotograficzną, przetwarzamy dodatkowo dane potrzebne do jej wykonania i rozliczenia - np. dane do faktury. Podstawą jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązki podatkowo-księgowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

Statystyki ruchu i pomiar skuteczności reklam

Na stronie działają Google Analytics 4, Meta Pixel i TikTok Pixel. Sprawdzamy dzięki nim, skąd przychodzą odwiedzający, jak korzystają ze strony i czy nasze reklamy w ogóle trafiają do właściwych osób.

Te narzędzia zapisują pliki cookies i uruchamiają się dopiero po Twojej zgodzie wyrażonej w banerze cookies wyświetlanym przy pierwszej wizycie - nie wcześniej. Podstawą prawną jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz w każdej chwili wycofać w ustawieniach cookies dostępnych w stopce strony. Pełny opis działania tych narzędzi i konkretne pliki cookies, jakie zapisują, znajdziesz w sekcji Pliki cookies.

3. Komu przekazujemy dane

Dane trafiają do zewnętrznych firm, które dostarczają nam infrastrukturę techniczną potrzebną do działania strony i obsługi zapytań. Każda z nich przetwarza dane w naszym imieniu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO), i nie może ich wykorzystać do własnych celów - z wyjątkiem dostawców narzędzi analitycznych i reklamowych opisanych niżej, którzy część danych przetwarzają też jako niezależni administratorzy (dotyczy to Google, Meta i TikTok - tak działa specyfika tych usług).

Hosting działa tu inaczej niż reszta stacku - Hetzner ma siedzibę w Niemczech i przechowuje dane wyłącznie w europejskich centrach danych, więc przy tym dostawcy nie mówimy o transferze danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Przy pozostałych dostawcach z siedzibą w USA czy Wielkiej Brytanii transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo w ramach programu Data Privacy Framework - RODO uznaje te mechanizmy za wystarczające zabezpieczenie.

Poza wskazanymi dostawcami nie przekazujemy Twoich danych nikomu innemu. Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich firmom trzecim do celów marketingowych poza narzędziami wymienionymi powyżej, na które wyraziłeś zgodę w banerze cookies.

4. Jak długo przechowujemy dane

Dane z formularza kontaktowego przechowujemy przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu - jeśli w tym czasie nie dojdzie do zawarcia umowy, dane usuwamy. Jeśli zapytanie zakończy się podpisaniem umowy, dane przechowujemy przez czas trwania współpracy, a potem przez okres wymagany przepisami podatkowymi - standardowo 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Logi techniczne generowane przez serwer na Hetznerze i przez Cloudflare (adresy IP, znaczniki czasu żądań) przechowujemy krócej - zwykle od kilku dni do kilku tygodni, zależnie od ustawień retencji. Po tym czasie są automatycznie usuwane.

Dane zbierane przez Google Analytics 4, Meta Pixel i TikTok Pixel przechowujemy zgodnie z domyślnymi ustawieniami tych dostawców - konkretne okresy podajemy przy każdym pliku cookie w sekcji Pliki cookies.

5. Twoje prawa

Zgodnie z RODO masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• poprawienia danych, jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"), o ile nie stoją temu na przeszkodzie obowiązki prawne (np. podatkowe),
• ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach,
• przenoszenia danych do innego administratora, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody na cookies analityczne i marketingowe w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.

Żeby skorzystać z któregoś z tych praw, napisz na biuro@hexstudio.pl. Odpowiadamy w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku - to termin ustawowy z art. 12 RODO.

6. Pliki cookies

Jak działa baner cookies

Przy pierwszej wizycie na shotbykacper.pl widzisz baner z trzema równorzędnymi opcjami: możesz zaakceptować wszystkie cookies, odrzucić te opcjonalne albo samodzielnie wybrać kategorie w ustawieniach. Cookies niezbędne do działania strony zapisują się zawsze - bez nich formularz kontaktowy i ochrona przed spamem po prostu nie zadziałają. Google Analytics 4, Meta Pixel i TikTok Pixel czekają z uruchomieniem, aż podejmiesz decyzję w banerze - żaden z tych skryptów nie odpala się domyślnie.

Swoją decyzję możesz zmienić w każdej chwili - link „Ustawienia cookies" znajduje się w stopce strony.

Cookies niezbędne (nie wymagają zgody)

Te pliki są konieczne do samego działania strony, więc - zgodnie z art. 173 ust. 3 ustawy Prawo telekomunikacyjne i art. 402 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej - nie pytamy o zgodę na ich zapis.

Cookies analityczne (wymagają zgody)

Dane zdarzeń i identyfikatory użytkowników w samym Google Analytics przechowujemy po stronie serwera przez 14 miesięcy - to maksymalne ustawienie dostępne w GA4, dłuższe od domyślnych 2 miesięcy.

Cookies marketingowe (wymagają zgody)

Jeśli w banerze zgodzisz się tylko na cookies analityczne, a odrzucisz marketingowe, Meta Pixel i TikTok Pixel się nie uruchomią - działa wtedy wyłącznie Google Analytics 4.

Jak zablokować cookies samodzielnie

Niezależnie od ustawień na stronie możesz zarządzać plikami cookies w swojej przeglądarce - zablokować je całkowicie albo usunąć te już zapisane. Instrukcje znajdziesz w ustawieniach przeglądarki, którą używasz (Chrome, Safari, Firefox, Edge). Pamiętaj, że całkowite zablokowanie cookies niezbędnych może wpłynąć na działanie formularza kontaktowego.

7. Prawa autorskie do zdjęć

Zdjęcia publikowane w portfolio na shotbykacper.pl są utworami w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Autorskie prawa majątkowe do nich należą do Kacpra Domagały / HEX Studio Monika Domagała, o ile z opisu konkretnej sesji nie wynika inaczej.

Kopiowanie, pobieranie, przetwarzanie i wykorzystywanie tych zdjęć bez wcześniejszej pisemnej zgody - w tym na innych stronach internetowych, w mediach społecznościowych czy w materiałach reklamowych - jest zabronione i stanowi naruszenie praw autorskich.

Publikacja zdjęć z sesji odbywa się na podstawie zgody udzielonej przez klienta w umowie zawartej przed sesją. Każda umowa określa zakres i czas publikacji indywidualnie. Jeśli jesteś osobą przedstawioną na zdjęciu w portfolio i chcesz, żeby zostało usunięte - niezależnie od treści wcześniejszej zgody - napisz na biuro@hexstudio.pl. Rozpatrujemy takie zgłoszenia indywidualnie i bez zbędnej zwłoki.

8. Zmiany w polityce

Możemy aktualizować ten dokument - szczególnie w razie zmiany dostawców, sposobu przetwarzania danych albo listy plików cookies opisanych w sekcji 6. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie shotbykacper.pl/polityka-prywatnosci, a data ostatniej zmiany widnieje na początku dokumentu.

9. Kontakt

W sprawach związanych z danymi osobowymi, cookies albo prawami autorskimi do zdjęć pisz na:

HEX Studio Monika Domagała ul. Kusocińskiego 92a lok. 1, 94-054 Łódź NIP: 7251705894, REGON: 524456013 E-mail: biuro@hexstudio.pl